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手抓商务合约,肩挑责任担当

时间:2022/11/17 8:41:16  作者:江苏禾木  来源:江苏禾木  查看:41  评论:0
内容摘要:如同田间作物历经春种、夏长和秋收,一个个工程项目也要经过筹备、施工和竣工,工程的全过程离不开全项目人员的辛勤付出,也离不开公司其他部门与兄弟项目的大力支持,以高锋为代表的商务合约部,肩挑责任担当,为公司各项目的发展默默地提供商务合约方面的支持。 ...

如同田间作物历经春种、夏长和秋收,一个个工程项目也要经过筹备、施工和竣工,工程的全过程离不开全项目人员的辛勤付出,也离不开公司其他部门与兄弟项目的大力支持,以高锋为代表的商务合约部,肩挑责任担当,为公司各项目的发展默默地提供商务合约方面的支持。

 

公司商务合约部经理高锋,对待本职工作用心、负责,在合同管理、招投标、员工保险、法务、成本管理等工作中兢兢业业,切实担负起岗位职责。

 

1、合同管理:把控关键点,规避风险

合同具有以下功能:作为商务活动事项的安排,商务合同是各方当事人内在意思表示的外在表现;作为信息备忘;作为争议解决的依据。做好合同管理,首先要完善合同文本。从商务合约部经理高锋接管工作起,就致力于建立健全商务合同体系,补充暂缺的合同类型,整理、完善原有合同文本,逐渐形成较为完备的各类合同模板,供各个项目参考使用。各项目根据公司合同模板,结合项目实际情况和会谈纪要,形成适合本项目的合同初稿,由项目人员在广联达系统发起,通过一定的流程,各部门、各层级相继审阅并提出修改意见,待全部修改完善后方可通过。

“慎易以避难,敬细以远大。”高锋表示,谨慎地对待容易的事以避免困难,郑重地对待细小的漏洞以远离大的损失,要注意对关键点的把握。比如,关注开具发票的税点,综合考虑上游合同发票税点和下游合同发票税点,力求开增值发票,多为公司争取有利条件。比如,支付定金金额无需超过合同标的额20%,因为法律规定,超过部分不产生定金的效力。比如,要利用广联达系统打印带有水印的合同,以防肆意篡改,纸质合同盖有双方红色印章,纸质原件公司存档,电子版上传至广联达系统。再比如,对上结算、对下结算都要细分考量,通过对比分析,找到项目的盈亏点,确保项目效益。

2、招投标:精心制作,提高中标率

对建筑类企业而言,招标投标工作必不可少,招投标也是一项技术性非常强的工作,平时要有意识地加强学习,不断提升专业度。目前,有关招投标前期重要事项的洽谈由公司领导参与,一旦确定要投标,高锋负责投标诸多事宜。首先制作标书,标书分为商务标和技术标:商务标内容有企业资质、投标报价、分项报价书、投标保证金等;技术标是涉及技术方面的方案、内容、机具设备、人力、保障措施等。由于标书内容多、技术性强,需要专业技术人员的配合,投标文件还要突出和招标项目同类型的过往工程案例、嘉奖情况等。高锋最后将所有资料进行汇总,盖章打印,制作成标书,根据要求进行线上或线下投递,跟踪投标进程和结果,如果中标,要跟进签订大合同,如果没有中标,要注意投标保证金的退还。

3、员工保险:员工和企业利益的补充维护

员工保险也是高锋的一项重要工作。由于建筑施工企业的特性,施工作业存在一定的风险性,除了对人员加强安全培训、安全教育外,及时为员工购买保险,当员工在工作时因意外事故而受伤,因为有员工保险,保险公司可以进行一定的经济补偿,减轻员工经济压力,同时也是有效减轻企业的经营风险。

在中标签订合同时,高锋会格外注意员工保险事项。如果甲方为员工购买工伤一切险,他就紧盯甲方落实员工保险事宜,如果甲方不承担保险,他就选择合适的保险公司,为员工购买商业补充保险,每当项目上有新进人员进场时,商务合约部要及时把相关人员名单向保险公司报备、更新。员工一旦出险,高锋与项目部一道,告知保险公司,组织提交相关资料,跟踪保险公司理赔进度。

4、法务:公司法律风险预防与控制

据高锋介绍,法务职责可以简单概括为公司法律风险的预防和控制,预防是事前的处理,即合同管理工作,控制是事后的处理,即案件处理管理。事前预防投入成本大,事后救济的成本就越小,所以事后控制不如事中控制,事中控制不如事前预防。

前面所讲的合同管理就属于事前预防,把控好合同的关键点,有效预防风险发生,此外签订劳动合同时,要分清人员所属的主体,主体是公司时,劳动合同要规范、完整,主体是分包队伍时,人员与分包队伍签订劳动合同,同时在公司进行备案留档,利益分明、权责清晰是维系公司与分包队伍关系的基本原则。高锋表示,当案件发生时,要确定好双方的劳动关系,各自承担起应有的责任,积极促使案件得到解决。遇到复杂案件时,要积极思考解决问题的办法,理清案件内容,找准关键点,尽量减少损失,维护公司利益。

5、成本管理:表中有数心中更有数

成本管理是公司的一大课题,需要不同部门的共同参与和努力。从商务合约的角度看,高锋负责跟踪对甲方的结算和对下结算付款,起初他自制了对上工程结算表,对下劳务结算表,后来公司应用了广联达系统,他还在一直沿用自制表格,成为同广联达、财务进行核对的一种凭证。工程结算表包括当期结算、代扣项目、结算余额、开具发票、收到款项等,一个项目一张表;劳务结算表包括当期结算、按80%结算、代扣项目、结算余额、开具发票、支付款项等,一个队伍一张表。收支情况及时录入和更新,保证表格的数据真实准确。通过工程结算表,可以知道甲方给我们结算了多少,还欠多少,关乎公司的“粮食”;通过劳务结算表,我们可以知道能给分包队伍结算多少,确保“锅里有了碗里才有”。

 

商务合约部经理高锋在本职工作中一丝不苟,踏实认真,主动肩挑责任与担当,为公司分忧解难,也在长期的工作中积累了许多经验,在沟通交流、电脑文件管理等方面有自己的心得体会。

 

1、加强交流沟通,做好工作协调

高锋说,工作不可能独立开来,大家或多或少都有工作往来,比如在合同管理、成本管理等方面,他要与各个项目打交道,尤其与各项目经理沟通较多;比如在结算方面,公司一再要求财务上入账时要有结算专用章,高锋负责结算专用章的保管,在审核结算无误后方可盖章入账。涉及与项目和部门工作协同时,他总会做到提前沟通、提前提醒,再次提醒乃至多次提醒。针对不同的对象,要讲究不同的沟通技巧,有的人理解力比较强,点到为止就会有效果,有的人偏于坚持自我观点,与其沟通就要语气坚定、耐心解释。对内沟通,坚守工作原则,运用全局思维、系统思维,站在部门、团队和公司的角度看待工作;对外沟通,大家地位平等、交流平等,不放低自己的身段,处处维护公司的正当利益。

2、整理好电脑文件,工作要有条理

在商务合约部经理高锋看来,一个人的工位上物品可以多,但要摆放整齐、不散乱;一个人的所有工作要规范条理,合理有序。随着信息化办公程度越来越高,人们工作多以电子档的形式呈现,管理好工作电脑的内容很有必要。打开高锋的工作电脑,电脑桌面整洁清爽,所有文件都存放在除C盘的其他硬盘;自己经手的东西都做记录,形成电子档案留存;所有内容分门别类保存,每个大文件夹下,建有若干个小文件夹;文件一旦固定好位置,就尽量少换动,根据记忆习惯,容易快速查找;有新内容时,先考虑适合放在哪个现有文件夹里,如果没有合适的,再新建文件夹;对文件夹起名时,要清晰明了,自己和别人都能看懂,一旦自己有事不在电脑旁边,别人可以代替查找资料。

 

  正如高锋所说,身处商务合约部经理的岗位,就要切实履行该有的职责,手上的每项工作都很基础且重要,时刻为公司和集体利益着想的心不能少,作为禾木大家庭的一员,默默地为各项目的发展提供服务,是一件很有意义的事。



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